Polityka Zgłaszania Nieprawidłowości

§1 Przedmiot Polityki Zgłaszania Nieprawidłowości      

1. Polityka Zgłaszania Nieprawidłowości jest ważną częścią Programu Korporacyjnej Polityki Zgodności (Compliance).
2. Występujące w miejscu pracy nieprawidłowe zachowania zazwyczaj w pierwszej kolejności są wykrywane przez pracowników. Dlatego też tak istotne jest, aby pracownik, który odkrył naruszenie reguł postępowania przez KRAUSE Sp. z o.o., jej pracownika lub kontrahentów był w stanie poinformować o mającym miejsce naruszeniu, bez obawy przed ryzykiem podjęcia przeciwko niemu działań odwetowych lub aktów dyskryminacji.
3. Spółka namawia pracowników, aby zamiast jedynie przyglądać się problemowi czy szukać rozwiązań poza Spółką, zgłaszali nieprawidłowości powstające w ramach Spółki lub z nią związane. Niniejsze reguły postępowania mają zastosowanie do wszystkich – do pracowników, kierowników, czy Zarządu (a więc do wszystkich tych osób, którzy wpisują się w pojęcie „pracownika” zaprezentowanego w niniejszej Polityce).

§2 Słownik

Ilekroć w Polityce zgłaszania nieprawidłowości jest mowa o:

1. Polityce Zgłaszania Nieprawidłowości – rozumie się przez to zespół zasad określających procedurę zgłaszania uzasadnionych nieprawidłowości, w tym naruszeń prawa w rozumieniu art. 3 ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa;
2. Nieprawidłowości  – rozumie się przez to naruszenia zasad, niewłaściwe zachowania  oraz zaistniałe lub potencjalne naruszenie prawa w rozumieniu art. 3 ustawy, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
3. Programie Korporacyjnej Polityki Zgodności (Compliance) – rozumie się przez to działania KRAUSE mające na celu dostosowanie do obowiązujących norm prawnych i społecznych;
4. Kontrahencie – rozumie się przez to podmioty współpracujące z KRAUSE na podstawie zawartych umów;
5. Mężu zaufania – rozumie się przez to niezależnego członka Zespołu przyjmującego skargi  i  przeprowadzającego postępowanie dowodowe z udziałem zainteresowanych osób oraz przedstawiającego wynik postępowania Zespołu;
6. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę zgłaszającą w ramach współpracy ze spółką KRAUSE Sp. z o.o. nieprawidłowości związane z jej funkcjonowaniem i robiącą to w dobrej wierze, w oparciu o podstawy faktyczne i przekonanie, że zgłasza prawdziwe informacje zgodnie z przepisami wewnętrznymi lub zewnętrznymi;
7. Pracodawcy/Spółce – rozumie się przez to spółkę KRAUSE Sp. z o.o., reprezentowaną przez Zarząd Spółki lub wyznaczone przez niego osoby;
8. Pracowniku – rozumie się przez to osobę zatrudnioną w KRAUSE Sp. z o.o. na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1563);
9. KRAUSE – skrót pełnej nazwy/firmy spółki KRAUSE Sp. z o.o. w Świdnicy.

§3 Zasady Zgłaszania Nieprawidłowości

1. W celu umożliwienia pracownikom zgłaszania nieprawidłowości, KRAUSE stworzyła zasady umożliwiające otrzymywanie oraz załatwianie zgłoszeń pracowników o podejrzeniu dokonania nieprawidłowości.
2. Należy zauważyć, iż przepisy prawa oraz inne regulacje wyznaczają ograniczenia co do okoliczności, w których Spółka jest uprawniona do przetwarzania informacji wskazujących na to, że któryś z jej pracowników jest uwikłany w sprawę o dokonanie naruszeń.
3. Mając na uwadze powyższe,  zgłaszanie nieprawidłowości może mieć miejsce jedynie w następujących przypadkach:
   a) zgłoszeniu podlegają wyłącznie poważne naruszenia. Poważne naruszenia dotyczą nieprawidłowości oraz niewłaściwych działań, które naruszają ważny interes Spółki lub zdrowie i bezpieczeństwo jednostek.
   
   Jako poważne naruszenia, przykładowo należy wskazać:
   
   - przestępstwa finansowe oraz nieprawidłowości księgowe;
   - oferowanie oraz przyjmowanie łapówek;
   - ryzyka lub przestępstwa związane z ochroną środowiska;
   - brak zabezpieczeń, które mogą powodować zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa pracowników lub kontrahentów;
   - wszelkie przypadki molestowania, w tym molestowania seksualnego lub dyskryminacji;
   - naruszenia prawa
   
   b) zgłoszeniu podlegają naruszenia dokonane przez wszystkich pracowników KRAUSE w tym Zarząd lub inne indywidualne osoby odpowiedzialne za główne cele lub inne kluczowe biznesowe funkcje;
   c) Zgłaszanie nieprawidłowości można stosować z pominięciem drogi służbowej. Może się tak wydarzyć, gdy osoba która zostaje zgłoszona, zajmuje stanowisko kierownicze lub gdy z tego lub jakiegokolwiek innego powodu podejrzewa się, że zgłoszone wykroczenie nie zostanie odpowiednio załatwione.
    
4. System zgłaszania nieprawidłowości stanowi uzupełnienie wewnętrznych kanałów informacyjnych i sprawozdawczych Spółki, a korzystanie z niego jest dobrowolne.

§4 Sposoby zgłaszania problemów

1. Preferowanym sposobem składania zawiadomień jest przekazanie ich drogą elektroniczną na  adres  niezależnej osoby, dalej określonej jako Mąż zaufania/Compliance Officer, (kontakt: compliance@krause-systems.pl) stanowiącym zewnętrzny i niezależny podmiot, który przyjmie zgłoszenie i wyznaczy termin ewentualnego spotkania z zainteresowaną osobą.
2. Mąż zaufania podejmie odpowiednie działania w razie dokonania zgłoszenia i potwierdzi jego wpływ w terminie 7 dni, chyba że zgłaszający nie podał adresu zwrotnego.  Dokona oceny problemu, w sposób bezstronny, jedynie po przeprowadzaniu uprzednio wstępnego dochodzenia oraz po odpowiednim, dokładnym zbadaniu danej sprawy.
3. Mąż zaufania w każdym przypadku zadecyduje czy zgłoszone kwestie:
   - mogą być rozpoznawane w ramach kierownictwa, przez Zarząd, lub w ramach procedury dyscyplinarnej;
   - podlegają rozpoznaniu na podstawie niniejszej Polityki czy przez organy ścigania;
   - powinny być poddane rozpoznaniu przez biegłego niezależnego rewidenta;
   - powinny stanowić przedmiot niezależnego dochodzenia.
4. Mąż zaufania może podjąć wszelkie środki w celu wyjaśnienia zgłoszonej sprawy.
5. Aby chronić jednostki zaangażowane i osoby podejrzane o dopuszczenie się nieprawidłowości, zostanie przeprowadzone wstępne dochodzenie przez Compliance Officera w celu podjęcia decyzji, czy przeprowadzenie postępowania jest zasadne, a jeśli tak, to w jakiej formie powinno być przeprowadzone.
6. Jeśli wymagane jest działanie niecierpiące zwłoki, wówczas zostanie ono podjęte przed przeprowadzeniem jakiegokolwiek działania.
7. W przypadku, gdy zainteresowana osoba nie chce zgłaszać problemu droga elektroniczną, może zgłosić problem swojemu przełożonemu lub osobie, do której ma zaufanie i o której wie, że nie jest zaangażowana w poruszany problem lub drogą korespondencyjną. Osoba ta jest zobowiązana przekazać tę informację Mężowi zaufania niezwłocznie w celu dalszego postępowania.
8. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek zgłaszającego, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszeniaproblemu.

§5 Czas trwania postępowania wyjaśniającego

1. Wątpliwości zostaną zbadane tak szybko, jak jest to możliwe. Może okazać się konieczne skonsultowanie danej sprawy z doradcą zewnętrznym, co może skutkować przedłużeniem postępowania. Powaga i złożoność danej skargi będzie również miała wpływ na czas wymagany dla przeprowadzenia kontroli. Skarga powinna zostać załatwiona w terminie 3 miesięcy o dnia jej zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
2. KRAUSE ma świadomość, iż osoba zgłaszająca swoje wątpliwości będzie potrzebować zapewnienia, że problem zostanie rozwiązany. Zgodnie z ograniczeniami prawnymi, KRAUSE dostarczy tej osobie informacje o wynikach dochodzenia.

§6 Zapobieganie działaniom odwetowym

1. KRAUSE nie będzie tolerować jakiegokolwiek karania lub dyskryminowania pracownika, który zgłosił nieprawidłowości w celu zgłoszenia rzeczywistej wątpliwości dotyczącej naruszeń. W tym zakresie zastosowanie znajduje przepis art. 11  ustawy o ochronie osób zgłaszających nieprawidłowości.
2. Odwet może być przedmiotem postępowania dyscyplinarnego wszczętego przez KRAUSE, w tym może skutkować wypowiedzeniem zatrudnienia.

§7 Poufność postępowania

1. Wszystkie skargi będą traktowane poufnie. Podanie danych kontaktowych usprawnia przeprowadzenie późniejszego postępowania oraz rozwiązanie danej sprawy. Dlatego też, KRAUSE zachęca pracowników do podawania swojego nazwiska oraz danych kontaktowych w przypadku zgłaszania skargi.
2. Skargi mogą być składane także anonimowo. Skarga anonimowa może zostać przesłana także drogą korespondencyjną na adres siedziby Spółki. Należy jednak mieć na uwadze, że w przypadku anonimowego złożenia skargi, wyjaśnienie zagadnienia może być utrudnione i niepełne. Może mieć miejsce także trudność w udzieleniu informacji zwrotnej.

§8 Fałszywe i złośliwe zarzuty

1. KRAUSE dokłada wszelkich starań, aby sprostać najwyższym standardom uczciwości i rzetelności oraz zapewnić, że w celu zbadania otrzymanej skargi zostały zaangażowane wszelkie niezbędne środki.
2. Niemniej jednak jest istotne, aby pracownik rozważający postawienie zarzutów upewnił się, czy zarzut ten jest uzasadniony. Świadome uczynienie fałszywych lub złośliwych zarzutów może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym.

§9 Przetwarzanie Danych Osobowych

1. Zgłoszenia mogą zawierać dane osobowe, a więc dane, które bezpośrednio lub pośrednio identyfikują daną osobę lub zezwalają na jej identyfikację. Dane osobowe mogą dotyczyć osoby, która dokonała zgłoszenia i/lub osoby podejrzanej o dokonanie zarzucanego naruszenia. Rodzaje danych osobowych, które mogą być przetwarzane w związku z dokonywanym dochodzeniem, zazwyczaj są następujące: imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe (np. e-mail czy numer telefonu) pracownika, który złożył skargę oraz jednostki, której skarga dotyczy, a także świadków lub innych dotkniętych tym osób, szczegóły dotyczące naruszenia, o które podejrzewana jest dana osoba.
2. Dopóki przepisy krajowe nie stanowią inaczej, KRAUSE powinna przetwarzać jedynie te dane, które są prawdziwe i istotne ze względu na postępowanie. Niepotrzebne dane osobowe nie będą przetwarzane.
3. Dane wrażliwe, takie jak rasa, pochodzenie etniczne, poglądy polityczne, religia lub przekonania  filozoficzne, członkostwo w organizacji handlowej lub informacje odnoszące się do zdrowia, pożycia płciowego, również zgodnie z zasadą ogólną, nie będą przetwarzane przez KRAUSE. O ile przepisy krajowe nie stanowią inaczej, Spółka kontroluje dane osobowe i odpowiada za zapewnienie, iż zbierane dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem dotyczącym ochrony danych osobowych.
4. Wszelkie dane osobowe, zgromadzone wskutek postępowania, będą przetwarzane w celach administrowania oraz badania podniesionych zarzutów, oraz rozwiązywania odkrytych naruszeń, zgodnie z niniejszą Polityką. W celu ochrony przetwarzania danych osobowych KRAUSE podejmie zarówno techniczne, jak i organizacyjne środki bezpieczeństwa. Dane osobowe będą przetwarzane jedynie przez te jednostki, których dotyczy postępowanie. W tym sensie, dane osobowe mogą być przekazywane do odpowiedniego działu KRAUSE, kierownictwa, Zarządu lub innych osób ściśle związanych z KRAUSE i Męża zaufania/Compliance Officera.
5. Dodatkowo, dane osobowe mogą być przekazywane policji lub innemu organowi administracji publicznej, podmiotom prowadzącym badania kryminalistyczne oraz niezależnym biegłym rewidentom. W zakresie w jakim jest to konieczne oraz dozwolone przez obowiązujące prawo, dane te mogą zostać również przekazane podmiotom z grupy KRAUSE.
6. Jeśli następuje konieczność przekazania danych podmiotom indywidualnym lub spółkom spoza Unii Europejskiej lub spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i możliwe jest, że poziom ochrony nie będzie na takim samym poziomie jak w kraju danej jednostki, wówczas przekazanie nastąpi w zgodzie z obowiązującymi przepisami.
7. Zbierane i przetwarzane dane osobowe nie będą przechowywane dłużej niż jest to konieczne. Skargi, raporty oraz informacje dotyczące naruszenia, które podlegały badaniu, zostaną usunięte w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia postępowania lub, jeśli konsekwencją postępowania jest podjęcie czynności przeciwko zgłoszonej jednostce, do czasu, gdy informacje nie są dłużej potrzebne w celu przeprowadzenia postępowania lub podjęcia określonej czynności. Jeśli zostanie podjęta decyzja o niepodejmowaniu postępowania, informacje zostaną usunięte niezwłocznie po podjęciu decyzji.
8. Gdy dane osobowe dotyczące pracownika są gromadzone w związku z prowadzonym postępowaniem, pracownik musi zostać o tym poinformowany. Jeśli nie jest możliwe powiadomienie natychmiastowe, np. wówczas gdy takie informacje mogłyby zagrozić prowadzeniu postępowania, informacje zostaną przekazane w chwili, gdy zniknie ryzyko dla postępowania.
9. Z zachowaniem powyższych ograniczeń, raz w roku, na wniosek danej osoby, KRAUSE przekaże informacje, czy dane osobowe tego podmiotu są przetwarzane czy też nie. Wniosek taki powinien być sporządzony na piśmie, podpisany przez wnioskodawcę oraz przesłany na dane wskazane w tej sekcji.
10. KRAUSE na żądanie zarejestrowanej osoby, sprostuje, zablokuje lub usunie dane osobowe, które są nieprawdziwe lub też nie zostały przetworzone zgodnie z prawem i obowiązującymi przepisami.
11. KRAUSE stosuje rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające przechowywanie danych osobowych zgłaszającego oddzielnie od dokumentu lub innego nośnika informacji obejmujących zgłoszenie, włączając w to, w odpowiednim przypadku, usunięcie z treści dokumentu lub innego nośnika informacji wszystkich danych osobowych zgłaszającego, niezwłocznie po ich otrzymaniu.

§10 Zgłoszenie zewnętrzne

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszej Polityce, w szczególności gdy:

• w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej;
• zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
• dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe;
• w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
   

§11 Postanowienia końcowe

1. Każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się z Polityką Zgłaszania Nieprawidłowości.
2. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z Polityką Zgłaszania Nieprawidłowości (oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Aktów Prawa Zakładowego) dołącza się do akt osobowych pracownika.
3. Wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z treścią Polityki Zgłaszania Nieprawidłowości stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Polityki.
4. Niniejsze procedury wewnętrzne w żadnym stopniu nie wykluczają i nie pozbawiają pracownika prawa do dochodzenia roszczeń na mocy odrębnych przepisów prawa.
5. W przypadku naruszeń prawa, w zakresie nie uregulowanym niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. i ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z chwilą wejścia jej w życie.
6. Polityka Zgłaszania Nieprawidłowości wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty przez Pracodawcę.